Reglerna är resultatet av avtalsrörelsen hösten 2025. Kommunal krävde att deltidsanställda skulle få övertidsersättning på samma villkor som heltidsanställda, arbetsgivarsidan sa nej med hänvisning till att assistansersättningen höjdes med 1,5 procent, och förhandlingarna strandade. Kommunal varslade om strejk och nyanställningsblockad i oktober 2025. Konflikten löstes med ett medlarbud den 31 oktober. Det är den uppgörelsen som nu träder i kraft, med ett års fördröjning: 1 oktober 2026 för Vårdföretagarna, 1 november 2026 för Fremia.
Vad det innebär för er som anordnare
Huvudregeln är att tid som en deltidsanställd arbetar utöver sin tjänstgöringsgrad ersätts som övertid, inte som mertid till ordinarie timlön. Undantaget är det som gör regeln till en schemaläggningsfråga. Ett extrapass som assistenten tackar ja till minst 48 timmar innan passet börjar räknas som frivilligt och ersätts som tidigare. Detsamma gäller när två assistenter byter pass med varandra. Bemannas passet närmare inpå utgår ersättning motsvarande övertid. Två saker förändras därmed genom att:
Akut bemanning blir dyrare och därför är det viktigt att få ut förfrågningar tidigt.
Ni behöver i efterhand kunna visa när frågan ställdes och när assistenten svarade. Det är den tidpunkten som avgör vilken ersättning passet ska ha.
Säkerställ er dokumentation efter 1 november
Med några dagar kvar till de förändringar som träder i kraft 1 november är det alltså ett bra tillfälle att se över hur verksamheten hanterar sin dokumentation. Vi vill uppmärksamma att Primass redan idag erbjuder stöd för intern dokumentation, så du slipper spara den manuellt. Genom funktionen för passförfrågan och all dokumentation kring till exempel att assistent tackat ja frivilligt eller nej, samt exakt när alla steg i processen gjorts, så minskar behovet av att söka efter information i SMS, e-post och egna anteckningar. När uppgifter behöver följas upp eller visas upp vid en granskning är det extremt viktigt att ha tillgång och ha lätt tillgång till denna information.
Nya funktioner i Primass som underlättar
Vi har byggt om hanteringen av extrapass kring tre saker:
Förfrågningar som tidsstämplas i varje led
Automatisk klassning av vad passet innebär för lönen
Egna lönearter så att skillnaden följer med till lönesystemet.
Hela flödet finns både i webben och i mobilappen.
Passförfrågningar med tidsstämplad historik
Passförfrågan i Primass hanterar tre situationer:
Lediga pass till flera assistenter.
Arbetsledare eller administration skickar ut ett obemannat pass till en grupp assistenter. Den som tackar ja först får passet.
Assistent som vill lämna ifrån sig ett pass.
Förfrågan går till administrationen, som beslutar.
Passbyte mellan två assistenter.
Båda assistenterna och administrationen behöver bekräfta, och bytet blir inte verkställt förrän alla led är klara.
Varje förfrågan bär med sig sin egen historik kring vem som skapade den och när, när assistenten tackade ja eller nej, vem som godkände och när, och om den avbröts — av vem och vid vilken tidpunkt. Denna logg avgör om passet hamnar på rätt sida om 48-timmarsgränsen, och finns kvar när frågan dyker upp i efterhand. Förfrågningar kan också avbrytas innan de är besvarade, till exempel om passet löser sig på annat håll.
Rätt typ av pass sätts automatiskt
När en assistent tackar ja till ett extrapass kontrollerar Primass vilka anställningsformer assistenten faktiskt har hos er, och klassar passet därefter:
Övertid: assistenten har ingen anställning som täcker tiden
Per arbetad timme-avtal timanställning finns registrerad
Återkommande vikarieavtal passet ryms inom ett sådant avtal
Utöver tjänst. grad tid utöver tjänstgöringsgraden
Klassningen görs av systemet i stället för av den som råkar lägga in passet. Det tar bort en bedömning ur schemaläggningen och gör att lika fall behandlas lika. Passen är också märkta där ni arbetar med dem. I schemat och på tidrapporten syns markeringen Utöver tjänst. grad för pass där assistenten fick förfrågan mindre än 48 timmar innan start, och Extra för frivilliga extrapass. I tidrapportsöversikten markeras de tidrapporter som innehåller tid utöver tjänstgöringsgraden, så att attestering och lönekörning kan börja med dem.
Hela flödet finns i mobilappen
Förfrågan skickas som ett mail samt via pushnotis i Primass-appen, och där syns passet med tid, kund och vilken typ av pass det handlar om innan hen tackar ja eller nej. Svaret tidsstämplas. Arbetsledare kan också skicka ut en förfrågan direkt från appen genom att välja pass, välja vilka assistenter som ska få frågan och skicka. Den som tackar ja först får passet. I schemat och på tidrapportraderna i appen märks pass som ligger utöver tjänstgöringsgraden med samma etikett som i webben; Övertid, Per arbetad timme-avtal, Återkommande vikarieavtal eller Utöver tjänst. grad.
Egna lönearter för varje situation
Under företagsinställningarna väljer ni vilka lönearter och tidskoder som ska användas för pass som meddelas med mindre än 48 timmars varsel. Antingen en löneart för alla timmar, eller uppdelat på vardag, helg och storhelg enligt helgregistret. Det gör att skillnaden mellan ett planerat extrapass och ett pass som bemannas akut följer med hela vägen till lönesystemet, utan manuell efterhandsrättning. Till funktionerna hör också en ny närvarotyp för övertid, så att övertid går att följa som en egen post i stället för att blandas med ordinarie tid. Du hittar mer information kring detta när du är inloggad i Primass.
Detta behöver ni som använder Primass se över nu
Gå igenom vilka lönearter som ska användas för tid utöver tjänstgöringsgraden, och lägg in dem i företagsinställningarna.
Kontrollera att assistenternas anställningsformer är uppdaterade i Primass — det är de som styr den automatiska klassningen.
Bestäm vem som skickar ut passförfrågningar och vem som godkänner dem, så att kedjan blir densamma i hela verksamheten.
Lägg om rutinen så att lediga pass går ut som förfrågan i Primass i stället för som samtal eller sms. Det är där dokumentationen uppstår.
Påminn assistenterna om att uppdatera Primass-appen och ha pushnotiser påslagna, så att förfrågningar når fram i tid.
